Hoy me apetece hablar de una esas cosas que tanto nos gustan, las jornadas, convenciones y demás reuniones de vicio organizado. Pero desde un punto de vista práctico. Vamos a ver cómo preparar un evento de estas dimensiones con éxito y sin que el esfuerzo requerido nos quite las ganas de por vida.
Lo más importante es saber que aunque montar unas Jornadas requiere mucho trabajo, es más una cuestión de organización y previsión que de tiempo y esfuerzo real. Si sigues las siguientes reglas verás que la cosa no era para tanto y el resultado final recompensa con creces el trabajo realizado.
1. Empieza 6 meses antes.
Un trabajo de organización previa con tiempo suficiente hace que el evento sea mucho más fácil de llevar a cabo, tendrás tiempo de sobras para encontrar colaboradores, patrocinadores, espacios, etc…
Reuniros y decidid las fechas las fechas de las jornadas, contenidos, lugares, etc…
Es importante que tengas claro quien quieres que venga a las jornadas, trata de evitar épocas de exámenes finales si las enfocas a estudiantes, vacaciones remarcadas como Navidad o Pascua (ya que es posible que la gente tenga planes alternativos) o fechas en las que pienses que el colectivo al que esperas llegar tenga otras cosas que hacer. Intenta también que no coincidan con otras jornadas importantes y/o cercanas.
Una vez decididas la fechas te toca buscar un lugar, si vuestro club/garito/mansión no es lo suficientemente grande os tocará preguntar en ayuntamiento, asociaciones de juventud y culturales, colegios, etc… Cuando te dirijas a este tipo de estamentos ‘oficiales’ es importante que redactes la carta de petición del espacio correctamente. Primero averigua a quien debes enviar el mail llamando por teléfono hasta dar con la persona adecuada (enviar un mail a una dirección genérica en un ayuntamiento puede terminar fácilmente con tu mail desaparecido en el sistema o contestado seis meses después). Cuando des con él, si es por teléfono, resúmele la actividad que quieres realizar -‘somos una asociación cultural y queremos realizar unas jornadas los días X y X’- y dile que te gustaría mandar un mail explicándolo en detalle.
En el mail debéis presentaros y explicar que hacéis. Una pequeña intro de cuatro o cinco líneas explicando las maravillas y ventajas de los juegos de rol o tablero es casi obligatoria. Trata de darle un aire cultural y educativo a todo lo que pongas; no ‘jugáis’, desarrolláis ‘actividades lúdicas’, no son juegos de rol, son juegos de ‘rol e interpretativos’, no hay ‘dragones y magia’, hay ‘investigación y enigmas’. Trata de evitar términos que al concejal/secretario/señor-aburrido que tiene que aprobar vuestra solicitud le suenen a chino (o peor, con connotaciones negativas), un ‘Torneo de Netrunner’ me puede sonar a sabe dios qué, pero un ‘Torneo del juego de cartas Netrunner’ ya me orienta, si hay en el consistorio un torneo de Mus y otro de Truc, porque no uno de esto de ‘nerruner’. Este es un buen momento para cambiar el nombre del club y dejar de llamaros Destripadores Demoníacos de Morghul, que además de hortera os va a cerrar muchas puertas (créeme no suena tal cool como parece).
Cuando redactes la carta de petición hay una serie de cebos que deberías colocar discreta pero visiblemente.
Actividad familiar, esto siempre vende. Haz hincapié en que es una actividad para todos los públicos y edades abierta a familias. Suena mucho mejor que ‘vamos a jugar nosotros y cuatro frikis que vendrán de fuera’.
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| Planear actividades para los más pequeños te dará asistencia y además aumentas el ejército mundial de frikis ¿que más quieres? |
Redes sociales. Escribe algo como ‘Para la campaña de comunicación del evento, necesitaremos el escudo/logo del ayuntamiento/asociación para incluirlo en el cartel y en los anuncios de las redes sociales’. Ellos buscan visibilidad y tu se la ofreces a través de tus redes.
3. Colaboradores.
Esta es una de las partes más importantes, un par de personas pueden encargarse sin problemnas del trabajo previo de las jornadas, pero necesitaréis unos cuantos colaboradores que puedan ayudaros cuando se acerquen las fechas del evento. Dependiendo del tamaño de las jornadas que vayáis a montar, necesitaréis una persona en la entrada registrando a la gente, repartiendo boletos si hacéis sorteos y en general llevando la parte administrativa/informativa.
Si estáis prestando juegos de la asociación a gente de fuera, necesitaréis un bibliotecario que recoja los DNIs de la gente cuando saque un juego y lleve el control de que juegos hay prestados y quien los tiene.
Tamibén necesitaréis gente que enseñe a jugar a juegos de mesa o que dirija las partidas de rol abiertas.
Así a bulto, diría que necesitaréis una persona, más una más cada 10-15 asistentes. Se puede hacer con menos, pero a costa de que el/los encargados acaben quemados y saturados de trabajo. Mejor trata de buscar más colaboradores. Podéis ofrecerles algún tipo de recompensa como merchandising (si lo vais a hacer, etc…)
Mejor tener cuatro colaboradores que cubran 3 horas cada uno que uno que haga 12 (así no lo quemarás) y trata de conseguir colaboradores de más para cubrir faltas de última hora.
4. Patrocinios.
Esta parte es compleja y sobre todo lenta, por eso las jornadas organizadas con tiempo salen bien y las que se hacen deprisa y corriendo no.
Haz una búsqueda de posibles patrocinadores, editoriales de tu país, tiendas físicas de tu ciudad, tiendas online de tu país, y editoriales internacionales que vendan online productos electrónicos como PDFs o app y juegos de ordenador. Busca el mail en la web y trata de enviarlo a la persona adecuada (mejor que al info@ genérico), busca si existe un correo del departamento de comunicación, promoción, publicidad, etc… ¡Y manda solo un mail! No los acribilles con spam, recuerda que quieres causar una buena impresión.
Redacta un mail explicando quienes sois, que actividad vais a montar y que expectativas (reales) tenéis de asistencia. Después añade educadamente que estaríais encantados de poder contar con su patrocinio en forma de juegos, libros, PDFs, etc. y cierra añadiendo que en caso de desear colaborar necesitaréis su logotipo para colocarlo en los carteles y anuncios de redes sociales. El título del mail debe ser escueto y claro ‘Patrocinio Jornadas Almuñiz de Tarancón – 24 de Marzo’ es un título perfecto.
Hazte una hoja de Excel con los posibles patrocinadores y lleva un control de cuando les enviaste el mail y quienes te han contestado y quiénes no. A las dos semanas, vuelve a enviar un mail a todos los que aún no te hayan contestado cambiando un poco el encabezamiento con ‘Hace un par de semanas nos pusimos en contacto con vosotros para solicitar vuestro patrocinio en las Jornadas xxxxxx, y a partir de aquí repetís todo el rollo del mail’.
Repite lo mismo dos semanas después. Y no está de más contestar a los que te respondan con una negativa con un breve mail agradeciéndoles su tiempo y esperando poder recibir su apoyo en futuros eventos. Recuerda ser siempre educado y formal.
Patrocinios no-lúdicos. Hay otra serie de negocios locales, que puedes tantear en busca de patrocinio:
Librerías. Puede que estén interesados en darte libros de bolsillo de fantasía, sci-fi y terror que puedan tener en stock desde hace mil años.
Papelerías. Si montáis unas jornadas de rol, os pueden proporcionar papel, lápices, gomas.
Bares. Buscad un bar cercano y tratad de cerrar con él una oferta especial para los asistentes a las jornadas, bebidas gratis con el bocadillo o coca-colas a 1€. Es un servicio interesante para los asistentes (aunque solo funcionará si el bar tiene competencia alrededor).
No despreciéis esos 10 euretes que os podéis ahorrar, además de esa pequeña aportación, es un nuevo canal de comunicación ya que el tendero hablará con sus clientes de las Jornadas.
Por esta semana creo que ya es bastante. En la próxima entrega de este ‘How to’ hablaremos de algunas cosas más, entre otras de la campaña de comunicación de las jornadas y algunos consejos para la ejecución. Nos vemos la semana que viene y recordad que podéis seguir el blog en facebook, Google+ y twitter.
Gran entrada! A marcadores para estudiarla llegado el momento, ya que es una idea que nos ronda últimamente.
Estupenda guía, muchas gracias por redactarla. Queda guardada para un posible futuro.
Muy buenos consejos.
Hace algún tiempo yo también hice una serie de artículos sobre esta misma temática. Te dejo los links por si te resulta útiles 🙂
Cómo organizar un evento (I): http://bastionrolero.blogspot.com.es/2013/02/como-organizar-un-evento-i-parte.html
Cómo organizar un evento (II): http://bastionrolero.blogspot.com.es/2013/02/como-organizar-un-evento-ii-parte.html
Cómo organizar un evento (III): http://bastionrolero.blogspot.com.es/2013/07/como-organizar-un-evento-iii-parte.html
Me dejaba los dos artículos finales de la serie!
Cómo organizar un evento (IV): http://bastionrolero.blogspot.com.es/2013/07/como-organizar-un-evento-iv-parte.html
Cómo organizar un evento (IV): http://bastionrolero.blogspot.com.es/2013/08/como-organizar-un-evento-v-parte.html
Buenísimos artículos.
Muy buen artículo. Ojalá continúes con el proceso.
Aprovecho para comentar una cosa para los futuros organizadores de jornadas (y para el siguiente artículo). En Desde el Sótano tenemos una sección dedicada a promocionar las jornadas (La Voz) que, además, aparecen en la portada de nuestra página web. Desgraciadamente, de muchas nos enteramos una semana antes (cuando no después) de las jornadas cuando las anuncian (o comentan) en Red de Rol. Anunciarlas antes o, en su caso, mandarnos un mail antes nos vendría muy bien para anunciarlas (no cobramos por ello 🙂
Lo único que pedimos para anunciar a unas jornadas es que podamos mandar a la gente a una web donde puedan conseguir la información, ya que en el espacio que disponemos no podemos dar todos los datos.
Un estupendo artículo… se espera con ansia los siguientes capítulos. Es conveniente que sepas que te lo copieteo… así que ya sabes dónde encontrar una copia de seguridad, :D.